Doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên có được tính chi phí?

Có thể được trừ, nhưng phải đáp ứng điều kiện

Theo khung pháp luật thuế TNDN hiện hành, doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong giới hạn và điều kiện luật định.

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP là căn cứ quan trọng để xử lý khoản chi này. Nghị định 141/2026/NĐ-CP có sửa một số nội dung của Nghị định 320, nhưng phần sửa đổi đã được rà soát không làm thay đổi quy định về mức khống chế đối với khoản mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động.

Mức khống chế hiện hành: 5 triệu đồng/người/tháng

Điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định phần chi vượt 5 triệu đồng/tháng/người đối với nhóm khoản đóng góp, trong đó có mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, thuộc phần không được trừ.

Hiểu đơn giản: nếu doanh nghiệp đóng 3 triệu đồng/người/tháng, mức chi đó nằm trong giới hạn. Nếu đóng 7 triệu đồng/người/tháng, phần 2 triệu đồng vượt mức là phần không được trừ theo giới hạn này. Tuy nhiên, việc nằm trong mức 5 triệu đồng chỉ giải quyết điều kiện về trần chi, chưa tự động biến khoản chi thành chi phí được trừ.

Điều kiện hưởng và mức hưởng phải được quy định cụ thể

Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ bỏ sót. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điều kiện hưởng và mức hưởng của khoản mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động phải được ghi cụ thể tại ít nhất một trong những hồ sơ phù hợp theo quy định, như:

• Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty hoặc Tập đoàn;
• Quy chế thưởng do người có thẩm quyền ban hành theo quy chế tài chính.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên mua bảo hiểm theo cách tùy hứng rồi sau đó mới tìm cách “hợp thức hóa” hồ sơ.

Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc

Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản mua bảo hiểm nhân thọ nêu trên không được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, kể cả trường hợp còn nợ tiền bảo hiểm bắt buộc.

Điều đó cũng giúp xác định đúng bản chất: bảo hiểm nhân thọ dành cho nhân viên là phúc lợi bổ sung, không phải phương án thay thế trách nhiệm bảo hiểm bắt buộc của người sử dụng lao động.

Hồ sơ và chứng từ nên có những gì?

Ngoài điều kiện riêng đối với bảo hiểm nhân thọ, khoản chi còn phải đáp ứng các nguyên tắc chung về chi phí được trừ theo pháp luật thuế TNDN. Một bộ hồ sơ thực tế nên được chuẩn bị đồng bộ ngay từ đầu, thay vì mua xong mới bổ sung giấy tờ.

• Hợp đồng lao động, thỏa ước, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng có quy định quyền lợi phù hợp;
• Quyết định/phê duyệt danh sách người lao động được hưởng;
• Hợp đồng bảo hiểm và danh sách người được bảo hiểm;
• Chứng từ thu phí/chứng từ hợp pháp của doanh nghiệp bảo hiểm;
• Chứng từ thanh toán theo quy định;
• Hồ sơ thể hiện doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc;
• Các tài liệu kế toán, thuế khác có liên quan đến khoản chi thực tế.

Đây là lý do tôi cho rằng nên có sự phối hợp từ đầu giữa chủ doanh nghiệp – nhân sự – kế toán – đơn vị tư vấn bảo hiểm. Một hợp đồng tốt nhưng bộ hồ sơ nội bộ thiếu logic vẫn có thể làm doanh nghiệp gặp khó khi giải trình.

Doanh nghiệp thực sự nhận được giá trị gì?

Nếu chỉ nhìn bảo hiểm nhân thọ dưới góc “đưa vào chi phí”, doanh nghiệp đang bỏ qua phần giá trị lớn hơn.

1. Tạo thêm phúc lợi cho người lao động

Doanh nghiệp dùng một phần ngân sách để tạo thêm lớp bảo vệ tài chính cho cán bộ, nhân viên trước những rủi ro lớn trong cuộc sống. Với một số nhóm nhân sự chủ chốt, đây có thể là quyền lợi có ý nghĩa dài hạn hơn một khoản thưởng ngắn hạn.

2. Hỗ trợ giữ chân và ghi nhận nhân sự

Bảo hiểm có thể được đặt trong tổng thể chính sách đãi ngộ, cùng với lương, thưởng, đào tạo và cơ hội phát triển. Khi tiêu chí hưởng minh bạch và gắn với thâm niên hoặc vai trò, doanh nghiệp có thể biến ngân sách bảo hiểm thành một phần của chiến lược nhân sự.

3. Sử dụng ngân sách có hiệu quả về thuế

Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật, khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ trong giới hạn quy định. Đây là hiệu quả về thuế hợp pháp, không phải “lách thuế” hay “mua bảo hiểm để né thuế”.

Doanh nghiệp có 10 cán bộ chủ chốt

Giả sử Công ty A xây dựng chương trình phúc lợi cho 10 cán bộ quản lý với mức đóng bảo hiểm nhân thọ 30 triệu đồng/người/năm.

• Tổng ngân sách: 300 triệu đồng/năm;
• Bình quân mỗi người: 2,5 triệu đồng/tháng;
• Mức này thấp hơn giới hạn 5 triệu đồng/người/tháng.

Nếu chính sách nội bộ quy định rõ đối tượng, điều kiện và mức hưởng; doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ bảo hiểm bắt buộc; hợp đồng, chứng từ và các điều kiện chung về chi phí được đáp ứng, thì khoản chi có cơ sở để được xem xét là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Nhưng 300 triệu đồng đó đồng thời là ngân sách phúc lợi dành cho 10 nhân sự quan trọng. Đây mới là cách nhìn đầy đủ hơn: phúc lợi + giữ chân + quản trị chi phí.

5 triệu của TNDN không phải 3 triệu của TNCN

Khoản chi được trừ của doanh nghiệp và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người lao động là hai câu chuyện khác nhau.

Từ 01/07/2026, Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN mới có hiệu lực. Theo cơ chế hiện hành, các khoản đóng góp thuộc phạm vi quy định đối với bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ được xem xét với tổng mức tối đa 3 triệu đồng/tháng khi xác định khoản được trừ khỏi thu nhập trước khi tính thuế, bao gồm phần người sử dụng lao động và người lao động đóng theo điều kiện áp dụng.

Với hợp đồng có yếu tố tích lũy hoặc cấu trúc quyền lợi khác nhau, thời điểm và cách xử lý TNCN cần được kế toán/đơn vị bảo hiểm đối chiếu cụ thể theo hợp đồng và quy định hiện hành.

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “Mua sản phẩm nào?”

Câu hỏi đầu tiên nên là: “Doanh nghiệp đang muốn giải quyết vấn đề gì cho nhân sự?”

Giữ chân cán bộ quản lý? Tạo phúc lợi cho nhân sự lâu năm? Bảo vệ nhân sự chủ chốt? Xây dựng chính sách đãi ngộ cạnh tranh hơn? Hay kết hợp nhiều mục tiêu?

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp mới thiết kế theo trình tự:

Làm đúng trình tự, bảo hiểm trở thành công cụ của chính sách nhân sự. Làm ngược lại, doanh nghiệp rất dễ mua hợp đồng trước rồi mới loay hoay tìm cách đưa vào quy chế và kế toán sau.